Kratki sestanek je zelo zanimivo orodje, s katerim ste čim bližje svojim zaposlenim. Ima dvojno prednost: omogoča vam, da takoj sporočite pomembna dejstva in še bolj vključite svojo ekipo. Po podrobnejšem vračanju interesa za ta instrument vam predlagamo, da se osredotočite na dobre prakse v zvezi s tem. Cilj: da lahko kratko uporabite pri svojem upravljanju.
Kaj je brifing ekipe?
To je neposreden način komunikacije z vsemi zaposlenimi, podoben mini sestanku. Zanj je značilna neformalna stran, kjer menjava je prioriteta . Vsak se lahko izrazi na temo, ki jo odpiraš, postavlja vprašanja …
Kar zadeva modalitete, udeleženci stojijo in stojijo. Morda ste že slišali za tehniko stalnega sestanka. No, običajno se to naredi za brifing ekipe!
Zakaj uporabljati to orodje?
Na splošno uporabljate to orodje za upravljanje bodisi na ponavljajoč se in organiziran način - ex. vsak ponedeljek za pregled prihodnjega in preteklega tedna - bodisi začasno ko se pojavi potreba po informacijah (sporočilo vodstva za prenos, nepredviden dogodek itd.).
V primeru načrtovanih sestankov, člani ekipe imajo običajno možnost zahtevati dodajanje tem na dnevnem redu.
Zanimanje za kratka srečanja
Zdaj pa poglejmo glavne prednosti:
- prenesite sporočilo s takojšnjim zbiranjem povratnih informacij ekipe,
- predvideti motnje v delovanju ali poiščite hitre rešitve,
- vključiti ljudi pri skupnem uspehu in razvijanju občutka pripadnosti,
- vnesti korporativno kulturo z deljenjem vizije, misij,
- zbiranje idej in predlogov od vaših zaposlenih,
- predvideti govorice vodenje skozi jasno in nedvoumno komunikacijo,
- omogočiti vsem, da spoznajo vlogo drugih v ekipi,
- olajša koordinacijo ekipe ,
- učinkovito obveščati o napredku nalog vsakega in doseganje skupnih ciljev,
- ponovno mobilizirati čete ,
ampak tudi okrepiti svojo podobo vodje !
Povzetek je res močno orodje za upravljanje, ki vas približa zaposlenim . To je celo bistveno pri vaši dejavnosti kot vodja.
Kako opraviti kratki pregled ekipe
Pogostost
Če je vaš načrt načrtovan, lahko poteka vsak teden . Upoštevajte, da nekateri menedžerji organizirajo enega na dan. Meriti je treba glede na vprašanja, skupino, kontekst itd. Hitrost in pragmatičnost tega srečanja govori v prid pogosti uporabi.
V primeru izjemne komunikacije vas nič ne prepreči, da izzovete mini sestanek med dvema načrtovanima kratkima obvestiloma.
Trajanje
Kratek opis je po definiciji kratek. Pustite največ 30 minut.
Pazite, da tega ne spremenite v »klasično« srečanje z neskončnimi razpravami.
Kraj
Zelo pogosto je ta izmenjava v delovnem prostoru vaših sodelavcev. Ta praksa ima prednosti in slabosti. Ena od prednosti je okrepiti hitro, neformalno stran, ne da bi imeli "sestanek" . Po drugi strani pa tveganje ni v celoti pritegniti pozornost vseh ker se ti, ker so blizu njihovih delovnih postaj, morda ne bodo popolnoma odpeli. Videti torej glede na konfiguracijo prostorov.
V nekaterih primerih se osamljen prostor v bližini delovnih postaj zelo dobro obnese.
V primeru, da zaposleni ostanejo na svojem mestu, vztrajajo pri prenehanju svojih dejavnosti , aktiviranje posredovanja klicev itd. Skratka, naredite vse, da vas ne motijo.
Naj sestanki stojijo ima številne prednosti: izogibanje porabi časa za podrobnosti, kar vam omogoča, da se odrežete svoji dejavnosti tako, da zavzamete položaj, ki ne sedi pred računalnikom.
Število udeležencev
Za lažjo izmenjavo ne presegajte deset udeležencev. Če vodite veliko ekipo, imejte nekaj kratkih sporočil (po oddelkih, po projektih itd.) glede na najpomembnejše razvrščanje glede na obravnavane teme in vprašanja.
Predpriprava
Hitra točka ne pomeni pomanjkanja priprav. Predvidite vprašanja, zberite pomembne podatke itd. za naj bo brifing čim bolj učinkovit in okrepiti svojo podobo poklicnega menedžerja.
Najboljše prakse za uspešen sestanek
- Vnaprej najavite obravnavane teme, cilje in kaj od vsakega pričakujete . Ker se išče hitra učinkovitost, morate takoj pritegniti pozornost občinstva. Uporabite oglas ali šokantno frazo, na primer: "Opravili ste izjemno delo", "Doseže se velika priložnost", …
- Hitro naštej ustno, na beli tabli ali tabli (glejte datoteko z metodami o uporabi tablice), teme, ki jih želite obravnavati
- Določite najdaljše trajanje
- Povabite svoje zaposlene, da se izrazijo in zberejo povratne informacije , ne monopolizirajte tal. Pazite, da med razgovorom ne odprete neskončne razprave, kar je v nasprotju z njenim namenom. Zberite informacije in načrtujte namenski sestanek za obravnavo tega vprašanja.
- Pokažite resnično pripravljenost poslušati in se ne pretvarjati . Članov ekipe ne boste dolgo zavajali, da verjamejo, da ste pozorni na to, kar govorijo. Konkretno, če se ne upošteva noben predlog ali stopnjevanje težave, bodo naslednji spodnji deli sterilni. Nasprotno, po upoštevanju pripomb si oglejte napredek.
Ta datoteka se sklicuje v: Orodja za upravljanje
