Bistveno je, ne glede na to, ali ima vodja ali člani njegove ekipe jasno vizijo ciljev in izzivov različnih zaupanih misij, ohraniti umirjeno delovno klimo in prispevati k osebni učinkovitosti vsakega posameznika, pa tudi do kolektivne učinkovitosti.
Za to obstaja orodje izjemne učinkovitosti za tiste, ki ga znajo uporabljati: povratne informacije.
Kaj vsebuje povratna informacija?
Ta anglicizem - ki ga lahko prevedemo kot "povratno informacijo" - označuje nadaljnje ukrepanje, redno točko med vodjo in njegovimi sodelavci glede prizadevanj ali vedenja, ki ga je treba spremeniti. Lahko je tudi pristop, ki poteka med zaposlenimi med seboj ali celo med različnimi vodji podjetja. Namen takšnega pristopa je nenehno izboljševanje.
To orodje je del globalni komunikacijski pristop in imajo lahko različne vidike.
Poleg tega mora biti učinkovit in konstruktiven temeljijo na natančnih, dejanskih in opazljivih elementih . Vsako sodbo posameznika bo treba prepovedati s kaznijo, da izniči celoten proces, uničujoče vpliva na ozračje in popolnoma kontraproduktivno.
Cilj je, da spodbuditi posameznika, da ohrani zagon, poveča svojo uspešnost ali celo popravi določena dejanja / vedenja .
Povratni intervju bi moral odprt dialog kar zadeva vedenje in / ali dejanje. Nikakor ne gre za monolog tistega, ki ga poda.
Različne vrste povratnih informacij
Razlikujemo različne učinke povratnih informacij, odvisno od dejanja in / ali vedenja, na katerega se nanašajo, ter želenega cilja. V vseh primerih, povratne informacije je treba dati ob spoštovanju osebe, na katero so naslovljene.
Negativne povratne informacije
Občutljivo, vendar ga v glavnem uporabljajo menedžerji, ki iz različnih razlogov opustijo pozitivno (zasnova podjetja, skromnost, nerodnost itd.), Je tovrstna povratna informacija, podana na konstruktiven način, namenjena izboljšanju in napredovanju. Cilj je, da se vsi zavedajo svojih napak in pomanjkljivosti ter se od njih učijo. Če je napaka človeška, je pomembno vedeti, kako se učiti iz njenih možnosti.
Glejte tudi "Kako ravnati s kritiko".
Pozitivne povratne informacije
Pogosto spregledani - napačno, a lažje dostaviti kot negativne povratne informacije, te pozitivne povratne informacije o izvedenem dejanju ali vedenju so močan motivacijski dejavnik. Dejansko sproži pozitivno dinamiko za zaposlenega. Krepi samozavest, spodbuja ustvarjalnost in krepi timsko kohezijo. Vrstni krog, ki se hitro razširi na celotno podjetje.
Primeri pozitivnih povratnih informacij: čestitke, priznanje določene veščine,
Popravne povratne informacije
Uporablja se za prilagajanje delovne osi ali vedenja zaposlenega, ko slednji gre v napačno smer, zato želi biti bolje zaznan, bolj konstruktiven kot preprosto negativne povratne informacije. Njegov namen je, da spremeniti pristop zaposlenega v določenem kontekstu .
Je v obliki konstruktivne kritike: izboljšanje takšne ali drugačne točke, "strokovni" nasveti, coaching itd.
Upoštevajte: bistveno je, da naredite korak nazaj, preden pošljete povratne informacije - razen če je situacija resna in kogar koli ogroža.
Zanimanje za postopek povratnih informacij
Prednosti izvajanja takšnega pristopa v vašem oddelku / podjetju so številne:
- Ohranite odnos zaupanja s člani svoje ekipe prek naravne in odprte komunikacije.
- Poskrbite, da so vsi razumeli svoje poslanstvo in gre v pravo smer.
- Dajte večji pomen poslanstvu vsake osebe : z zavedanjem podrobnosti in pomena svojega poslanstva so zaposleni bolj odgovorni, bolj vključeni, bolj avtonomni. Tako se krepi kolektivna inteligenca.
- Prepoznajte delo, spretnosti in nadarjenost člani njegove ekipe: z rednim poudarjanjem lastnosti in uspehov.
- Obreži in zaposlenemu ponuditi možnost, da popravi stanje v tekoči datoteki, odpravi napako, ki je ostala neopažena itd.
- Dovolite zaposlenemu, da napreduje , izboljša svoj pristop k projektu, danemu poslanstvu itd.
- Odpravite vse ovire / težave od prvih simptomov: komunicirajte, ne da bi čakali, da se na kateri koli strani degenerira. Dejansko nelagodje, ki se ne upošteva dovolj zgodaj, ne povzroči le zamere, jeze ali zagrenjenosti pri protagonistih, ampak ima lahko tudi katastrofalne posledice za ekipo, celo za podjetje … Zato je nujno, da komuniciramo čim prej.
- Za menedžerja je to priložnost, da oceni njegov stil vodenja , naredite kakršne koli popravke in izboljšajte prakso svoje umetnosti, da bolje spoznate sebe …
Nastavite postopek povratnih informacij
Pristop je del globalne komunikacijske strategije znotraj podjetja. Zaposlene je treba obvestiti o obstoju te prakse in poznati njene podrobnosti.
Pristop se materializira s redni, hitri in strukturirani intervjuji za povratne informacije. Da bi bil konstruktiven in smiseln, mora biti intervju opravljen v 24 do 48 urah po omenjenem vedenju. Poleg tega pristop izgubi ves pomen.
Izvedite uspešen intervju s povratnimi informacijami
Kot vsako izmenjavo se tudi takšno neformalno srečanje pripravlja. Pomembno je, da je vsak od protagonistov na voljo in pripravljen.
Nekaj poti do uspešnih povratnih informacij:
- Vzpostavite vzdušje zaupanja znotraj ekipe / oddelka / podjetja: zaposleni se morajo počutiti spoštovani, poslušani in upoštevani.
- Izberite pravi čas dati povratne informacije: tudi če so ti sestanki precej neformalni, je nujno, da sestanek načrtujete v času, ko sta dva protagonista popolnoma na voljo.
- Izberite pravo mesto in obliko : izberite prostor, ki je dovolj miren, da vas ne moti in / ali moti vsaki 2 minuti, in sestanku dajte neformalen, a strukturiran značaj.
- Vzemite dovolj razdalje pred dajanjem povratnih informacij: reakcija pod vplivom čustev - zlasti negativnih - je redko pomembna. Poleg tega je bolje uporabiti razmeroma nevtralen ton, da se znebite kakršnih koli parazitskih čustev in usmerjate drugega, ne pa da ga obsojate.
- Temelji na dejstvih, dejanjih ali opazljivih in merljivih elementih : uspešne povratne informacije so podane, če o osebi ni sodbe. Vodja daje povratne informacije o dejanjih svojega sodelavca in ne o njegovi osebnosti, njegovem delovanju, značaju itd.
- Izkazovanje empatije : komunicirajte z upoštevanjem delovanja in potreb drugega, vadite aktivno poslušanje, preoblikovanje, da se izognete nesporazumom.
- Bodite resnični in dobronamerni : pristnost, iskrenost in prijaznost so bistveni elementi.
Povratne informacije so močan vzvod za komunikacijo in upravljanje. Odkrijte SKS-Stop-Keep-Start, preprosto in učinkovito orodje, ki vam bo pomagalo pri tem procesu, ali celo Joharijevo okno za boljše poznavanje samega sebe in njegovega načina komuniciranja z drugimi.
