Prvo premoženje podjetja, človeške vire je treba ne samo upravljati, ampak predvsem motivirati.
Letni razgovor, ki je predmet te dokumentacije, je idealno orodje za ohranjanje motivacije vaših zaposlenih.
Potem pa…
Kako iz te obveznosti (obveznega rituala) narediti motivacijsko orodje, torej priložnost?
Motivacija-demotivacija in letno vzdrževanje
Med glavnimi dejavniki demotivacije, ki so jih prepoznali kadrovski strokovnjaki, je običajno navesti:
- Slabo vzdušje in slabi odnosi,
- Neupoštevanje ali priznavanje prispevka zaposlenih,
- Nejasni cilji, slabo oblikovani.
Letno vzdrževanje je lahko priložnost za boj proti njim. In da zaposlenim vlijemo energijo in navdušenje, pod pogojem, da je za ta intervju vzeti dovolj časa in da bo opravljen v najboljših možnih pogojih:
- v razmerju z n + 1, ki sprejme zaposlenega
- priprave na razgovor
- poslušanje med izmenjavo
- z ločitvijo določanja ciljev od poročila o dejavnosti
Orodje za upravljanje kot vsako drugo
Dobro obveščanje o letnem razgovoru je bistveno, da ga zaposleni sprejmejo in še bolje, da postane motivacijski dejavnik. Potem bo to pravo orodje za menedžerje.
Toda to mora zahtevati predhodno delo kadrovske službe za razvoj, da se lahko uporabi kot orodje za popolno upravljanje in ga vključi v prakso.
Letno vzdrževanje v skladu s podjetjem
To orodje, ki prihaja iz anglosaksonskega sveta, še ni dovolj prilagojeno naši francoski korporacijski kulturi. Zato si ga mora družba prisvojiti in znova povezati s svojo realnostjo. Začne se s pisanjem vprašalnika, prilagojenega ne le podjetju, ampak tudi oddelku ali dejavnosti zaposlenega. Tako si ga bodo vsi zaposleni, začenši z vodstvom, zlahka prisvojili.
Letni razgovor, pomemben trenutek za vse, kadrovske, vodstvene in zaposlene
Za kadrovsko službo je pomembno, da ta trenutek ceni, da ga ne predstavi kot pravno obveznost, ampak kot resnično primeren in pomemben trenutek, da zaposlenega postavi v središče skrbi svojega vodje.
Spet komunikacija! Strokovnjak za človekove pravice bi bilo koristno delati na jezikovnih elementih za podporo zadevnim menedžerjem.
Zakaj se torej ne bi poigrali s terminologijo, da bi intervjuju dali še večjo težo: da ne govorimo o ocenjevalnem intervjuju, temveč o razgovoru o dejavnostih (predlaga ga Francis Kaufmann, pridruženi direktor CAA)?
Formalizirajte in ustvarite ustrezne pogoje delovanja za spodbujanje motivacije
Ko bodo ti pogoji pojasnjeni, bo vodenje intervjuja dalo kredibilnost globalnemu pristopu podjetja.
Priprava in pogoji
Uspeh intervjuja ni odvisen samo od menedžerja, vsak deležnik mora biti enako vključen, da bi od tega imel največjo korist.
Tako je ludeleženci intervjuja morajo imeti dovolj časa za pripravo navzgor, med katerim naredijo korak nazaj od preteklega leta, upoštevano dejansko, pa tudi od želja ali priložnosti za napredovanje v karieri.
Pričakovana dolžina pogovora je še en znak, da menedžer pripisuje pomembnost svojemu sodelavcu. Za vsak sestanek traja najmanj 1,5 ure, temu pa bo vodja namenila vso pozornost.
Končno šteje ton zaposlenih z uporabo nas, ne pa "ti" in "jaz".
Poslušajte, merite in dejstva
Pogosto ponavljajoče se, a težko spoštovati, aktivno poslušanje je v tem intervjuju za vodjo bistveno: poslušajte, preoblikujte, razumejte. Zaposleni naj govori o dejstvih, vodja naj komentira in konstruktivno kritizira ista dejstva na podlagi ugotovitev in ne sodb. Za to morajo imeti vodje in zaposleni vse leto v mislih opazovanje ugodnih ali neugodnih dejstev, ki jih bodo izrazili.
Nazadnje se mora upravitelj osredotočiti na dajte prednost pozitivnemu, da se vrnete, ko so rezultati mešani.
Če je letni razgovor tudi čas za postavitev ciljev, je pomembno, da jih vodja argumentira in zaposleni sprejme.
In zakaj ne bi dovolili, da si zaposleni zastavi svoje cilje - kakovostne in kvantitativne - tudi na utemeljen način (torej z opredelitvijo pogojev za dosego ciljev), ki jih bo vodja sprejel ali ne. Ta način ravnanja je pogosto dober način za prepoznavanje motivacijskih elementov zaposlenega: motiviran zaradi izziva? Z izboljšanjem veščin? S povečanjem odgovornosti? Z dodelitvijo primernejše strojne ali programske opreme?
Če ocenjevalskemu intervjuju ne dajemo dovolj pomena, če ne delamo na pogojih njegovega vodenja, vanj ne vložimo dovolj sredstev, lahko postane prazno orodje, povzroči pa tudi demotivacijo. HR se mora tega zavedati.
