Vedno več podjetij se sooča z delom na daljavo za nekatere zaposlene - včasih tudi za vse zaposlene. Opustitev modela tradicionalnega delovnega okolja neizogibno povzroči spremembo metod upravljanja, metod in običajnih procesov.
Upravljanje navidezne ekipe zahteva vrsto orodij in posebne menedžerske prakse.
Hitra navigacija
- Kaj je virtualna ekipa?
- 4 dimenzije virtualne ekipe
- Ključi za upravljanje takšnih skupin
- Praktični nasveti za upravljanje geografsko razpršenih zaposlenih
Kaj je "virtualna" ekipa?
Najprej se je zanimivo spomniti, kaj je ekipa, pa če je navidezna ali ne. Ekipa je skupina posameznikov, ki delujejo skupaj v isti smeri. Obstaja samo skozi svoja poslanstva, projekte, skupne cilje. Vsak se identificira kot del iste entitete. Vsi delujejo v interesu skupine pod vodstvom menedžerja.
Ekipa naj bi bila "virtualna", če njeni člani ne delajo vsi fizično na istem mestu in hkrati. Gre torej za delo skupaj, vendar ločeno. Skupaj v smislu, da gre celotna ekipa v isto smer, k istemu cilju. Ločeno, ker nimajo vsi zaposleni iste pisarne, istega okolja, enakega delovnega časa itd. in se dejansko ne srečujejo zelo redko.
Obstaja več vrst tako imenovanih "virtualnih" ekip. Deluje lahko v skupinah, katerih člani so na istem geografskem območju, vendar delajo - redno ali s polnim delovnim časom - iz kraja, ki ni podjetje. Nekateri delajo od doma, drugi so ljubitelji coworking centrov, tretji potujejo po planetu kot del svojih misij in komunicirajo s svojega trenutnega delovnega mesta. Včasih ekipa nima stalnega in stalnega sestanka.
S prihodom novih tehnologij, zlasti v komunikaciji, se zaposleni v virtualnih skupinah učijo sodelovati, medtem ko so sami, pri doseganju skupnega cilja. Čas, prostor in organizacija so na novo opredeljeni. Povezave med različnimi zaposlenimi v isti skupini se krepijo zaradi novih načinov komunikacije.
Sestavljanje in vodenje virtualne ekipe ima seveda prednosti, pa tudi določene meje.
Prednosti
- Prilagodljivost za člane ekipe - boljše ravnovesje med zasebnim in poklicnim življenjem, organizacijo delovnega časa, organizacijo nalog itd.
- Zmanjšani stroški za organizacijo - infrastruktura, nepremičnine, oprema, promet itd.
- Boljša produktivnost - manj izpadov, boljša komunikacija …
- Povečano zadovoljstvo od zaposlenih …
Meje
- Članstvo in identiteta skupine težko izvedljivo,
- Skupinska kohezija včasih težko ustvariti, težko namestiti zaupanje,
- Težave pri zaposlite prave profile , sestavite pravo ekipo,
- Tehnološke razlike odvisno od lokacije zaposlenih, težav pri vzdrževanju IT, dodatnih stroškov za storitve, postavljene glede na geografska območja itd.
- Kulturne ovire, če obstajajo,
- itd.
4 dimenzije virtualne ekipe
Jessica Lipnack in Jeffrey Stamps sta ustanovili 4 dimenzije, ki označujejo virtualno ekipo:
- Namen ekipe : misije za dosego cilja in doseganje rezultatov. To se skozi dnevne naloge in naloge vsakega člana ekipe zaveže k doseganju skupnega cilja. Slednje so vsi jasno opredeljeni, deljeni in sprejeti. Posledica tega so posebne vloge, odgovornosti in poslanstva za vsakega člana ekipe. Cilji so torej individualni in medsebojno odvisni.
- Posamezniki : vodja / vodja, zaposleni, 2 dimenziji - notranja in zunanja. Virtualna ekipa ni le skupek tehnologij, vsaka bolj razvita kot druga. Člani take ekipe morajo biti sposobni delati na dveh ravneh: interno (samostojno in z drugimi člani ekipe), pa tudi zunaj (s partnerji zunaj ekipe - dobavitelji, kupci, različni ponudniki itd.).
- Povezave : interakcije, medosebni odnosi prek komunikacijskih sredstev. Člani ekipe so povezani z različnimi orodji (e -poštna sporočila, takojšnja sporočila, videokonference itd.), Da lahko komunicirajo med seboj. Ta orodja omogočajo brisanje razdalje, olajšajo delo in odločanje. Člani virtualne ekipe tako gradijo trdne medosebne odnose in razvijajo ozračje medsebojnega zaupanja. Temeljni elementi za učinkovitost in produktivnost.
- Začasnosti : dnevni red / koledar, projekti, življenjski cikel ekipe. Upravitelj virtualne ekipe ne bo mogel zbrati vseh svojih članov hkrati na istem mestu kot pri klasični ekipi. Moral se bo spoprijeti z dnevnim redom in časovnimi omejitvami vseh. Vsak član se bo moral potruditi, da se čim bolje prilagodi. Idealno bi bilo, da bi to opredelili takoj, ko je ekipa sestavljena, da bi lahko hodila, preden ugotovi svojo hitrost delovanja.
Ključi za upravljanje virtualne ekipe
Navidezne ekipe ne upravljate tako, kot upravljate "klasično" ekipo. Upoštevati je treba nekaj pravil.
Učinkovito komunicirajte
Komunikacija je osnova vsakega odnosa. Ko vodite skupino sodelavcev, raztresenih po različnih krajih, je nujno, da nastavite več komunikacijskih orodij s posebnimi nameni:
- delite informacije formalno vsi drugi člani ekipe ali samo nekateri,
- neuradno klepetati s sodelavci, kot bi to počeli okoli aparata za kavo ali za vogalom hodnika - na primer prek Slacka,
- izmenjava na sestanku ,
- prenaša bistven element celotni ekipi,
- naprej pri projektu ,
- sporočite nujno zadevo neposredno pravi osebi,
- itd.
Zato je bistveno, da se od začetka jasno opredeli uporaba vsakega od komunikacijskih sredstev, ki so na voljo. S tem se izognete morebitnim poznejšim nesporazumom ali izgubi časa v organizaciji. Poleg tega prispeva k določenemu občutku pripadnosti skupini. Vsak član ekipe ve, katero orodje naj uporabi, kdaj in za kakšen namen.
Pomembno je tudi, da imajo vsi člani ekipe hiter in intuitiven dostop do vseh komunikacijskih kanalov. Vsakemu zaposlenemu je treba ponuditi ustrezno usposabljanje, ne glede na to, ali poteka na kraju samem ali prek videoklica ali na kakšen drug način, ki udeležencem omogoča, da v celoti in takoj prevzame lastništvo zadevnega orodja.
Opozorilo : bistveno je zagotoviti varnost komunikacijskih sredstev, zlasti pri izmenjavi zaupnih podatkov.
Upravljajte projekte
Zlasti se oblikuje skupina za izvajanje projektov.
Za to je bistveno, da vlagati v orodja za sodelovanje , posvečen zlasti vodenju projektov, ki omogoča sledenje rokom, izmenjavo informacij, pošiljanje obvestil in opozoril, spremljanje napredka vseh, izdajanje tedenskega ali mesečnega nadaljnjega pregleda, ki navaja vse, kar je treba narediti, kdo in kdaj.
Uporaba takšnih orodij ne samo izboljša produktivnost, ampak tudi spodbuja komunikacijo in izmenjavo med različnimi člani ekipe. Slednji lahko kadar koli spremljajo napredek svojih kolegov, zbirajo potrebne informacije, poročajo o svojem napredku itd.
Nabor orodij za upravljanje projektov je širok. Vsakdo bo izbral formulo, ki najbolj ustreza njegovemu področju dejavnosti, organizaciji in potrebam njegove ekipe.
Mobilizirajte in motivirajte čete
Za vključevanje in motiviranje svojih zaposlenih, razpršenih po različnih geografskih lokacijah, mora vodja omogočajo največjo prilagodljivost, avtonomijo in svobodo delovanja. Takšne skupine so še posebej učinkovite v osvobojenih organizacijah, za katere je značilen način delovanja, ki svojim zaposlenim ponuja velik del samoupravljanja in odgovornosti.
To ne pomeni, da mora biti zadovoljen, če projekte in sodelavce spremlja od daleč, ne da bi z njimi redno sodeloval. Zato je zanj bistveno, da spodbudi skupinsko dinamiko in ohrani določeno posnemanje, med drugim:
- delite svojo vizijo, dajte pomen,
- opozoriti na skupne cilje,
- zgraditi močno korporativno / timsko kulturo,
- prepoznajo in cenijo opravljeno delo,
- okrepite različne komunikacijske kanale …
Praktični nasveti za vsakodnevno upravljanje virtualne ekipe
Da bi povečali produktivnost in uspeh ekipe geografsko razpršenih zaposlenih, mora menedžer uporabiti ustrezna orodja in uporabiti prave metode upravljanja, hkrati pa imeti določeno število posebnih zmogljivosti. Tu je nekaj idej za upravljanje virtualne ekipe, od orodij za sodelovanje do ključnih praks.
Zaposlite prave ljudi
Sestavite PRAVO ekipo . Tisto, kar bodo sestavljali sodelavci, ki bodo sposobni učinkovito delati na daljavo. Dovolj avtonomni, motivirani, iznajdljivi, z dobro sposobnostjo pisne in ustne komunikacije, ki znajo učinkovito upravljati s svojim časom. In še posebej v koga imeti popolno zaupanje. Ideja ni v tem, da menedžer porabi svoj čas za odgovornost, da bi zagotovil, da je delo opravljeno.
Pri zaposlovanju teh delavcev mora vodja zlasti zagotoviti njihovo sposobnost dela v virtualni skupini: sproščen s sprejetimi in vzpostavljenimi komunikacijskimi sredstvi, iznajdljiv ob vseh težavah ali težavah, ki jih je treba rešiti, vendar sposoben zahtevati pomoč, če je potrebno.
Ustvarite odnos zaupanja z vsakim zaposlenim
Zaupanje je osnova vsakega odnosa. To je povsem smiselno, ko se vodja in njegovi sodelavci vidijo le občasno.
Bistveno je, da upravitelj ustvari in vzdržuje posebno povezavo z vsakim članom virtualne ekipe:
- individualno in redno komunicirajte z vsemi,
- redno kontaktirajte vsakega zaposlenega, da si ogledate trenutne projekte in naloge, pa tudi za bolj neformalno izmenjavo,
- ponujajo redne videoklice, da bi počlovečili odnos,
- dajte in prosite za povratne informacije,
- itd.
Ustvarite virtualni timski list
Vzpostavite dokument, ki jasno opredeljuje skupino in njena pravila delovanja:
- namen skupine,
- definicija virtualne ekipe ,
- predstavitev članov : identiteta, vloge, odgovornosti, kontaktni podatki, kraj bivanja itd.
- pravila delovanja : organizacija dela, komunikacijski proces, izmenjava informacij in proces vodenja projektov, načrtovanje uradnih in neformalnih srečanj itd.
- opredelitev ciljev : razpoložljiva sredstva, pričakovani rezultati, uporabljeni kazalniki itd.
Ta dokument lahko služi tudi kot podpora vsakemu novincu v ekipi.
Določite standardizirane in prilagodljive delovne procese
Orodja, organizacija dela, proces, komunikacija, oprema in včasih pohištvo ter delovno okolje so elementi, ki se lahko vsiljujejo zaposlenim. Po eni strani za olajšanje dela in izmenjav. Po drugi strani pa gojiti občutek pripadnosti isti skupini.
Standardizacija, hkrati pa zaposlenim pušča dovolj avtonomije in svobode, je jamstvo zaupanja in doslednosti. Za vse veljajo enaka pravila.
Ta doslednost menedžerja do vseh članov njegove ekipe omogoča večjo učinkovitost in preprečuje nesporazume ter druge demotivirajoče dejavnike.
Določite časovne reže za povezavo
Poskrbite, da med delovnim časom sodelavcev sovpadajo določeni časovni intervali, zlasti kadar člani ekipe delajo iz krajev z različnimi časovnimi pasovi. Upravitelj lahko te trenutke uporabi za organizacijo izmenjave med vsemi člani skupine in / ali za komunikacijo s celotno ekipo.
Priporočljivo je, da večina delavcev hkrati dela v razponu od 3 do 4 ure na dan vsaj. Tudi če posebna izmenjava ni potrebna, to načelo omogoča opredelitev določenega članstva v isti skupini. Zaposleni se počutijo manj izolirane in po potrebi lahko sodelujejo.
Poleg tega omogoča hitrejše in učinkovitejše reševanje težav, če je potrebno.
Zgradite identiteto ekipe
Organizirajte redne team building dogodke, na katerih bodo fizično prisotni vsi člani virtualne ekipe. Če iz kakršnih koli razlogov to ni mogoče, organizirajte izzive ali popolnoma neformalne videoklice, med katerimi se lahko člani ekipe bolje spoznajo. Morda bi bilo zanimivo načrtovati redne izmenjave zunaj službe.
- Ustvarite enak delovni prostor za vse (strojna, programska oprema, aplikacije itd.),
- Čim bolj vključite zaposlene v opredelitev različnih protokolov
Ustvarite virtualni aparat za kavo
V pisarni je veliko priložnosti za razpravo in boljše spoznavanje sodelavcev, vzpostavitev trdnih delovnih odnosov: pozdravi, odmori, aparat za kavo, sestanki, rojstnodnevne zabave itd. Ko je ekipa geografsko razpršena, je ključnega pomena ustvariti priložnosti, da to storijo kljub razdalji.
Takojšnje sporočanje, do katerega lahko dostopajo kadar koli in vsi člani ekipe, lahko omogoča tako nepoklicne kot poklicne izmenjave, hkrati pa ohranja isti "lahek" ton, ki bi ga uporabili, če bi si delili isto pisarno. Zaposleni bodo lahko na primer praznovali rojstne dneve ali kateri koli drug pomemben datum v zvezi s sodelavci, delili svoje načrte za konec tedna ali celo delili svoje izkušnje / odkritja / hobije.
Spodbujajte osebne stike in medosebne izmenjave med člani ekipe.
Prepoznajte in nagradite opravljeno delo
Če želite ohraniti motivacijo in predanost, nagradite dobro delo. Morda bi bilo primerno postaviti izzive, ki bodo v primeru zmage povzročili nagrado: izvajanje določenega števila projektov, doseganje določenega prometa, potrjevanje novih znanj, pridobivanje novega znanja itd. Te nagrade so lahko različnih vrst: bonusi, nove odgovornosti, povabila na določen dogodek, darila itd.
Tak pristop ne omogoča le ohranjanja motivacije na visoki ravni, ampak tudi vsakemu zaposlenemu omogoča, da se počuti kot del prave ekipe.
- Postavite si pametne cilje,
- Spodbujati vlogo vseh v skupini,
- Praznujte uspehe,
- itd.
Ta datoteka se sklicuje na: Biti dober menedžer: prakse in orodja - Kako upravljati z ekipo?
