Zamude pri delu ali na sestankih so pogoste, vendar je vodja odgovoren za ukrepanje, da se ta slaba navada ne bi stopnjevala in na koncu spodkopala učinkovitost celotne ekipe.
Pozno zaposleni, kdaj reagirati?
Izgubljeni ključi, prometni zastoji, težave v javnem prevozu, slabo vreme, dolgotrajen telefonski pogovor, nujna obravnava … Vsi smo kljub vsej dobri volji nekega dne zamudili v pisarno ali na kakšen sestanek.
Soočeni z zaposlenim, ki enkrat ali dvakrat zamuja, je pomembno, da vodja v teh časih pokaže razumevanje in najmanj človečnosti.
Če pa pozni prihod postane navada, je čas, da ukrepate. Ker ima lahko zamudnik določene negativne učinke na ekipo ali celo na celo podjetje:
- neorganiziranost,
- zmanjšanje učinkovitosti in produktivnosti,
- poslabšanje delovnega okolja,
- napetosti, konflikti znotraj ekipe, službe,
- itd.
Kako reagirati?
Ko zamude postanejo redne, tudi vsakodnevne, mora menedžer posredovati, preden mu situacija popolnoma uide in se stvari stopnjujejo.
-
Imeti jasno politiko zamud
Prvi korak je imeti jasen in uveljavljen govor in politiko glede zamud. Če nikjer nič ni določeno, si lahko zaposleni dovolijo - včasih z veseljem - da pridejo, ko želijo. Ali pa vsaj ne skrbite preveč glede točnosti na splošno.
Izogibanje prezgodnjim zamudam vključuje predvsem vodenje z zgledom. Vodja, ki želi svoje zaposlene pravočasno videti na delovnem mestu ali na sestanku, si bo v čast, da je sam točen.
Poleg tega mora podjetje imeti jasno komunikacijo na to temo:
- prikaz splošnega delovnega časa,
- v pogodbi o zaposlitvi delavcev natančno določi dneve in ure za začetek in konec dneva,
- navedite kazni v primeru neupoštevanja - neupravičeno - teh časov,
- določite postopek, ki ga je treba upoštevati v primeru zamude,
- pojasni nadzor podjetja nad delovnim časom, če je ustrezno.
-
Obvestite svojega zaposlenega, da ste opazili njegove zamude
Pomembno je, da vodja svojim zaposlenim sporoči, da se ne zavede in da opazi njihove zamude. V nasprotnem primeru bi lahko mislili, da njihove zamude ostanejo neopažene ali pa so sprejete.
Če želite to narediti, zaposlenemu ni treba opozoriti na zamudo, takoj ko stopi skozi vrata. Bolje je biti konstruktiven.
Na primer, pozdraviti vse svoje zaposlene zjutraj je navada, ki vodji omogoča, da obišče svoje čete - in tako spozna vse odsotnosti ali zamude - in zaposleni se popolnoma zavedajo, da se njihov vodja zaveda njihove odsotnosti.
Drug nasvet je, da se ob prihodu sprehodite mizo zaposlenega. Tako se bo nezavedno zavedal, da je njegov vodja opazil njegovo zamudo in bo potem bolj pozoren.
Na sestanku je preprosto dejstvo, da prekinemo svojo intervencijo, dokler se zamudnik ne ustali, zadostuje, da slednje pokaže, da njegovo vedenje ni primerno.
Običajno preprosto obveščanje zaposlenega - jasno ali na bolj subtilen način - da ste opazili zamudo, vodi do tega, da bodo v prihodnje namenili več pozornosti.
-
Naštejte in analizirajte zamude
Vse zamude nimajo niti enakih vzrokov, niti iste narave, niti enakih posledic. Zaposleni, ki vedno pride zjutraj 5 ali 10 minut pozno, a zapusti svojo pisarno prav tako pozno - ali celo bistveno več - ni stvar države, dokler ni v položaju, ki zahteva brezhibno točnost (storitev za stranke, sprejem , trgovina itd.).
Zaposleni v "osamljenem" položaju si lahko privošči, da občasno prihaja pozno, če svoje delo opravlja pravilno in redno zapusti pisarno pozneje, kot je bilo pričakovano. Ne vpliva na delo drugih. Nasprotno pa si zaposleni, ki zamuja na sestanek ali ima misije v tesnem sodelovanju z različnimi kolegi, ne more privoščiti rednega zamujanja. Kolektivno delo bi bilo močno moteno.
Zato je bistveno narediti ustrezen korak nazaj in objektivno analizirati omenjene zamude, da bi lahko ustrezno ukrepali. Ne gre toliko za zamudo samo po sebi, ampak bolj za posledice slednjih na kolektivno delo, ekipo, vzdušje itd.
Ko se odloči, da je zamuda res težava, je dobro, da vodja vodi dnevnik o različnih opaženih zamudah. Slednji bo v primeru sklica zamudnega delavca konkreten in neizpodbiten element. Poleg tega bo v primeru ponavljajočih se zamud, ki so škodljive za podjetje, ta register podprl odločitev o uvedbi kazni.
-
Dogovorite se za razgovor s ponavljalcem kaznivega dejanja
Naslednji korak za upravitelja, potem ko so zamude njegovega sodelavca zapisane v pisni obliki, je, da pozove zamudnika iz oči v oči, da bi mu pojasnil in preoblikoval njegovo vedenje. Razgovor seveda poteka daleč od oči in ušes drugih zaposlenih.
Glede na opažene zamude in njihove posledice je lahko intervju bolj ali manj formalen. Cilj ni presojati osebo, ampak njeno vedenje in ukrepati bodisi konstruktivno, da bi ga prisilil k ustreznejšemu vedenju, ali po potrebi uporabiti sankcije, ki jih določa uredba.
Bolje je, da se čim bolj in vedno glede na resnost posledic poskuša razumeti razlog za zamudo. Zaposleni lahko v trenutku preživi težke trenutke v svojem osebnem življenju, ki povzročijo te zamude. V tem primeru je ideja, da mu pomagamo pri izvajanju ukrepov za odpravo teh zamud. Odvisno od konteksta in vzrokov so ti ukrepi lahko večkratni (revizija delovnega časa, nastavitev delovnih dni na daljavo, prilagoditev urnika zaposlenih itd.).
-
Sestavite akcijski načrt
Zadnji korak je:
- skupaj z zamudnikom načrtujte ustrezne ukrepe, da popravite to vedenje in preprečite, da bi se to ponovilo. Spremljajte in čestitajte za prizadevanja, preglejte izvedene ukrepe ali sankcionirajte, če zamude še vedno obstajajo.
- uporabiti ustrezne sankcije: opozorilo itd.
Ta datoteka se sklicuje na: Biti dober menedžer: prakse in orodja - Preoblikovanje podrejenega - Obvladovanje težkih osebnosti
