Napovedovanje slabih novic, kar koli že je, je nevarna vaja za menedžerja, ki mu je lahko zelo neprijetno, še posebej, če mora sporočiti elemente, na katere se v celoti ne naroči.
Upravljanje in slabe novice
Vodstvena komunikacija je umetnost, ki jo je nujno obvladati pri vodenju ekipe. Medtem ko je v mirnih časih razmeroma enostavno komunicirati in prinašati dobre novice, se lahko vadba hitro spremeni v nočno moro, ko gre za slabe novice.
Včasih obtičen med skalo in trdim mestom, svojim najvišjim vodstvom in zaposlenimi, mora upravitelj braniti interese podjetja, pa tudi interese svoje ekipe. Morda bo doživel močan občutek nelagodja pri svojih zaposlenih, če mora objaviti novico, ki je ne podpira v celoti, tudi če razume temeljne razloge (zmanjšanje proračuna, odpuščanja itd.).
Komuniciranje je sestavni del vodstvene drže. Dejansko je dolžnost menedžerja, da prevzame svoje odgovornosti in konstruktivno komunicira s svojo ekipo, tako v dobrih kot v slabih časih. Te so lahko različnih oblik in različnih stopenj resnosti:
- zmanjšanje proračuna
- slabi rezultati
- neveljavnost projekta
- neobnovitev pogodbe
- kazni za zamude pri plačilu v proračunu projekta
- zavrnitev povišanja, napredovanja, premestitve, plačanega dopusta itd.
- Opozorilo
- razrešitev
Odvisno od konteksta, osebnosti (oseb), samega bistva novic in njihove stopnje pomembnosti, bo vodja zagotovil učinkovito komunikacijo, pri tem pa upošteval, da se pogovarja z osebo.
Poslušanje, dobronamernost, zdrava pamet in empatija bodo zato potrebni!
Kako razkrijete slabe novice?
Za takšno objavo ni pričakovati čudežnega recepta in pričakovati, da se bodo zadevni zaposleni odzvali, kot da se ni nič zgodilo. Odvisno od konteksta in stopnje pomembnosti novice ter od tega, ali gre za eno osebo ali celotno ekipo, bo moral vodja prilagoditi svoj poseg.
Lahko pa določimo skupni okvir za pripravo in objavo slabih novic.
Pripravite svoje sporočilo in posredovanje
Preden enemu ali več zaposlenim sporočite slabe novice, morate najprej razumeti vse podrobnosti:
- V kakšnem kontekstu je bila sprejeta odločitev v zvezi s to novico?
- Zakaj? Kaj je vzrok za to odločitev? Kakšni so bili vložki?
- Kdo se je odločil? S kom so se posvetovali?
- Je to edina možna odločitev? Kakšne so bile druge možnosti?
Bistveno je, da si upravitelj vzame čas, potreben za popolno razumevanje novic, če ne prihaja neposredno od njega, da lahko informacije posreduje na ustrezen in predviden način ter odgovori na vsa vprašanja sogovornika. .
Poleg tega je pomembno tudi, da menedžer strukturira način, kako napoveduje novice pred sestankom, in se pripravi na različne možne reakcije.
Primerno je, da razmisli o najboljšem kotu pristopa, poišče prave besede za sklic, se približa, poda, razloži in sodelavcev ne prizadene. Lahko bo razmišljal o besedah dobrodošlice, ki jih bo uporabil. Besede, ki bodo sodelavce od samega začetka pogovora seznanile z vsebino srečanja. Cilj je, da jih čim manj pripravimo na objavo.
Menedžer lahko izkoristi svoje sposobnosti za empatijo in čustveno inteligenco. Če se bo poskušal postaviti v kožo svojega sodelavca - katerega delovanje pozna, bo lažje našel prave besede.
Izberite pravi čas in pravo mesto
Da bi zmanjšali vpliv slabih novic, je pomembno tudi, da izberete pravo mesto - nevtralno in iz radovednosti - in kdaj ga prekinite. Tudi tu se bo upravitelj glede na kontekst, vsebino in število vključenih ljudi odločil za najprimernejšo rešitev.
Vendar pa je primerno, da ne čakate. Ko je odločitev sprejeta, jo je treba hitro sporočiti. Dlje kot si upravitelj vzame sporočilo o slabi novici, težje bo to storil. Poleg tega zaposleni o tem ne bi smel slišati na noben drug način.
Bodite neposredni, medtem ko ste diplomatski
Način, na katerega bo vodja sporočil slabe novice, je odvisen od odziva njegovih sodelavcev. Komunikacija - verbalna in neverbalna - tukaj prevzame ves svoj pomen, saj lahko že najmanjša gesta obraza ali mikro izraz, ki je v nasprotju z oblikovanimi besedami, povzroči nesporazum, napačno razlago sporočila. Cilj je odpraviti vse nejasnosti ali dvome glede vsebine poslanega sporočila.
Upravitelj mora biti neposreden, jasen, natančen, hkrati pa ostati diplomatičen in zaskrbljen od sogovornika. Biti mora pristen in iskren, ne pretiravati in ne biti hinavec. Slabe novice je težko prebaviti. Ni treba dodajati besed z besedami ali vedenjem, ki bi zvenelo napačno. Ni treba govoriti o dežju ali lepem vremenu ali se odmikati od druge teme, razen od novic.
Ustvarite ravnovesje med hladno, brezizrazno / nepremično držo pri posredovanju slabih novic in preveč usmiljeno držo.
Razložiti
Posredujte novice tako, da se izognete udarcem po grmu, temveč natančno razložite in se držite dejstev, zakaj je prišlo do te odločitve, pa tudi do procesa, ki je do nje privedel. Zagotovite jasne in natančne elemente.
Pomembno je, da je zadevni zaposleni prepričan, da ta odločitev ni bila sprejeta rahlo ali po muhi njegovega vodje, ampak na pošten način, na primer po protokolu, natančno opredeljenem v predpisih družbe.
Vodja lahko tako svojemu zaposlenemu razloži razloge za to novico, postopek je sledil, ljudje so se posvetovali / sodelovali pri tem odločanju.
Upravitelj lahko svojemu sodelavcu izrazi svoje nelagodje glede omenjene odločitve, če ta ne izhaja v celoti od njega in se ne drži v celoti postopka, bo pa ohranil svoje kritike glede protokola ali načina za njegovo hierarhijo. Cilj ni diskreditirati nikogar v razmerju do drugih zaposlenih - postopek, vodenje podjetja ali zaposleni - in prevzeti njihove odgovornosti kot vodja.
Pazite, da ne vstopite v razpravo o vsebini ali naravi odločitve. Slednji je bil pokopan in o tem ni govora, da bi se vrnili nazaj.
Da prevzamejo svoje odgovornosti
To je naslednja točka: bodite pogumni z obema rokama in sprejmite odločitev, ne glede na to, ali v celoti izhaja iz vas samih ali ne. Upravljavec, če je mogoče, bo slabe novice raje delil osebno. Izognil se bo pošiljanju po e -pošti ali prenosu te občutljive naloge na tretjo osebo.
Prav tako se ne skrivajte za tretjo osebo, za odločitev krivite druge. Vodstvena drža pomeni vedeti, kako prevzeti odgovornost za dogajanje v svoji ekipi in sprejeti pravilne odločitve, pa naj bodo to sinonim za dobre ali slabe novice za ekipo.
Pozdravljeni odzivi / čustva
Ko bodo objavljene slabe novice, obstaja velika verjetnost, da se bodo zaposleni na tak ali drugačen način odzvali bolj ali manj odločno. Za vodjo je pomembno, da sogovorniku dovoli, da sliši in reagira, seveda v razumnih mejah.
Upravitelj bo moral aktivirati svoje mehke veščine, zlasti:
- čustvena inteligenca: sprejeti odziv na slabe novice. Povsem normalno je, da se odzovete na slabe novice, ki jih niste pričakovali.
- empatija: če se postavite na mesto sogovornika, lahko vodja bolje razume reakcije sodelavcev in jih bolje sprejme.
- aktivno poslušanje: v celoti prisluhniti reakcijam - verbalnemu in neverbalnemu jeziku - in odgovoriti na zastavljena vprašanja. Zaposlene, na katere vpliva slaba novica, je treba / jih je treba poslušati in upoštevati. Poleg tega je lahko zbiranje povratnih informacij o njegovem načinu dela tudi za vodjo konstruktivno.
- dobronamernost: zaposlenim pustite čas, da povežejo novice.
Premikanje naprej
Pojasnite, kaj bo posledica odločitve:
- stopnje po objavi slabe novice - zlasti v kontekstu odpuščanja ali prestrukturiranja …
- izvajanje novih direktiv ali napovedanih alternativ: sprememba programske opreme, sprememba postopkov itd.
- možnosti, ki so na voljo zadevnemu zaposlenemu (zaposlenim) - zlasti med odkupom, prestrukturiranjem, premestitvijo itd.
- spremembe znotraj ekipe: delovanje, porazdelitev nalog, prestrukturiranje, zaposlovanje novega zaposlenega, iskanje novih dobaviteljev, iskanje cenejših alternativnih rešitev itd.
Ostanite konstruktivni
Ne glede na napovedane novice bo ekipa morala še naprej. Zato je bistveno, da upravitelj že ustvari novice po slabih novicah in predstavi dejanja / spremembe po slabih novicah.
Ne glede na to, ali gre za enega zaposlenega ali celotno ekipo, je pomembno, da ostanemo na pravi poti in v najboljšem primeru vzdržujemo moralo in učinkovitost vojakov ter kohezijo.
Ta datoteka se sklicuje na: Vodstvena komunikacija - vedeti, kako poslati sporočilo svoji skupini
