Kar zadeva upravljanje časa in organizacijo, je Eisenhowerjeva matrika bistveno in enostavno za uporabo orodje. Njegovi kvadranti olajšajo podporo odločanju pri določanju prednostnih nalog. Ugotovite, katera so področja uporabe in kako jo učinkovito uporabiti.
Predstavitev metode
Številne metode so bile, preden so jih uporabili menedžerji, orodja vojaške strategije. Tako je s to matrico, ki si jo je zamislil Dwight David Eisenhower.
Poleg tega, da je bil 34. predsednik ZDA, je bil Ike po svojem vzdevku prvak vseh kategorij glede produktivnosti. In to na različnih področjih. Njegova skrivnost? Orodje - natančneje matrika - omogoča enostavno in učinkovito razvrščanje po dveh osih: pomembnosti in nujnosti. Tako lahko narišete 4 različne kvadrante:
- Kvadrant 1 : pomembne in nujne naloge,
- Kvadrant 2 : pomembne naloge, vendar ne nujne,
- Kvadrant 3 : nepomembne, a nujne naloge,
- Kvadrant 4 : Nepomembne in nujne naloge.
Nujna številka + / pomembnost + je seveda glavna prioriteta pri zdravljenju. Naloge, ki niso nujne ali pomembne, ne spadajo med prednostne cilje. Lahko jih celo opustimo, če so res nepotrebni.
Področja uporabe
Ta znana klasifikacija se uporablja na številnih področjih, tako v poklicnem kot v zasebnem življenju:
- upravljanje časa,
- organizacija njegovega dela,
- določanje prioritet,
- odločanje,
- prenos na tretjo osebo …
Interesi in omejitve
Ta metoda ima prednost razmisli o prednostnih nalogah svojih ukrepov in naredi korak nazaj v primerjavi s slednjim.
Vendar je preprostost, prikazana na prvi pogled, nekoliko zabloda. Dejansko je pogosto razvrščanje nalog, ki jih je treba opraviti, na te dve osi. Poleg tega je lahko subjektivna stran naše presoje hitro zavora, kadar naloge nimajo natančnega roka ali ko gre za ugotavljanje pomena dejanja, ki ga je treba izvesti.
Tako je ta matrika vstopna točka za analizo, katere cilj je za vodjo zlasti opredelitev nalog, ki jih je treba prenesti. Odvisno od razpoložljivega časa in stopnje pomembnosti ukrepov, ki jih je treba izvesti, se lahko odloči o delih, ki jih lahko zaupa enemu ali več sodelavcem. Cilj je obdržati delovno obremenitev in pametno uporabiti njeno dodano vrednost.
Kako uporabljati Eisenhowerjevo matriko?
Dve osi - pomembnost in nujnost - omogočata opredelitev štirih kvadrantov, od katerih vsak določa značaj elementov, ki jih vsebuje v skladu s tema dvema kriterijima.
Pomen se nanaša na naloge, ki vas vodijo naprej. Temelji na vplivu slednjega na druge elemente, pa tudi na dodani vrednosti, ki jo prinaša njegovo uresničevanje.
Nujnost se nanaša na naloge, ki zahtevajo vašo takojšnjo pozornost in temelji na času, ki je potreben za dokončanje slednjega, ter na njihove roke. Včasih je težko določiti, ali je postavka nujna ali ne, saj je pogosto odvisna od zunanjih dejavnikov. Poleg tega je zelo subjektivno: stopnja nujnosti se bo razlikovala od osebe do osebe, odvisno od tega, kako se počutijo glede zadevne naloge, povezane s stanjem stresa, njihovimi veščinami, izkušnjami, načinom delovanja itd.
Zato je za učinkovito polnjenje matrike bistveno, da biti objektiven in temeljiti na dejanskih in konkretnih elementih kolikor je to mogoče.
Da to opozorim pomembnost prevlada nad nujnostjo.
Kvadrat 1: pomembne in nujne naloge
Seznam tukaj:
- naloge, ki zahtevajo super hitra pozornost in akcija - celo takojšnje,
- the elementi, ki vplivajo na vaše cilje ,
- the postavke, ki imajo neposredne posledice za napredek projekta ,
- a Problem za reševanje nujno - konflikt, kriza itd. -
- the pomembne klice / e -pošto, ki jih je treba hitro obravnavati …
Nekatere naloge najdemo tukaj, ker niso načrtovane učinkovito. To lahko velja za pripravo poročila ali poročila, o katerem ste neprestano poročali - ki bi bila sprva postavljena v kvadrant 2 ali 3, odvisno od primera - in rok in pomembnost vam ne puščata druge izbire, kot da prednostna naloga od zdaj naprej v kvadrantu 1.
Kvadrat 2: pomembne, vendar ne nujne naloge
Ta del se nanaša na pomembne naloge, za katere pa je stopnja nujnosti nižja od tistih, postavljenih v kvadrant 1. Zato je treba vnesti naslednje:
- misij, ki nimajo rok ni blizu, vendar imajo določeno stopnjo pomembnosti za vas, vašo ekipo, vaše podjetje itd.
- the elementi za načrtovanje v naslednjih tednih,
- trenutki, posvečeni strateška ura ,
- ' razvoj akcijskega načrta , projekt,
- the usposabljanje , treniranje …
Kvadrat 3: nepomembne, a nujne naloge
Tu so "moteči" elementi, ki zahtevajo takojšnjo pozornost, vendar nimajo resničnega vpliva na naše delo, na primer:
- zdravljenje nekaj telefonskih klicev, e -pošte, sporočil različno,
- the zahtevo zaposlenih / sodelavcev / ponudnikov storitev potrebujete nujne informacije, nasvete, roko pomoči,
- the naloge, ki so pomembne za druge, ne pa tudi za vas in napredek vašega dela,
- the elemente, ki jih lahko prenesete tretji osebi …
Kvadrat 4: Niti pomembne niti nujne naloge
Ta zadnja škatla se nanaša na vse parazitske in neuporabne elemente, ki jih morate za večjo učinkovitost opustiti:
- slabe navade neproduktivno,
- motnje preprečevanje učinkovitega napredovanja (brskanje po internetu, neželena obvestila itd.),
- oklevanja dolgotrajen in požiranje pozitivne energije,
- the premišljevanja na kaj nimaš nadzora …
Če povzamemo, Eisenhowerjeva matrika vsekakor ni popolna in na koncu relativno težka za uporabo na učinkovit in ustrezen način, vendar ima zasluge za izvajanje zanimiv korak nazaj v smislu upravljanja našega najdragocenejšega blaga: časa in zavedanja o našem stresnem stanju in našem načinu dojemanja nujnosti - včasih precej relativnega.
Ta datoteka se sklicuje na: Upravljanje časa: učinkovitost, produktivnost in spokojnost - Odločanje: procesi in pasti, ki se jim je treba izogniti
